5 formas de evitar que los empleados roben datos de la empresa cuando se van
Una vez que un empleado decide irse, es muy poco lo que pueden hacer las empresas para que se quede. Si bien es normal que los empleados busquen pastos más verdes, es importante comprender que no todos los empleados tendrán buenas intenciones cuando sea el momento de irse.
De hecho, una cosa que se está convirtiendo en un problema cada vez más común para las empresas de todo el mundo son los datos robados de los empleados que renuncian. Si se pregunta cómo evitar el robo de datos de los empleados, aquí hay algunas cosas que debe considerar.
1. Enfatizar el consentimiento con políticas de vigilancia y protección de datos
La protección de los datos de su empresa es una práctica que debe estar presente en todas las etapas del ciclo de vida de los empleados. Sin embargo, todas las prácticas necesarias para proteger a la empresa siempre deben basarse en el consentimiento.
Antes de comenzar a trabajar con su empresa, los empleados ya deben comprender cuáles son las expectativas cuando se trata de datos. También deben comprender la cantidad de vigilancia que aceptan para protegerla.
Con su consentimiento, las empresas pueden tomar medidas preventivas y proactivas para identificar violaciones de datos.
Las empresas también deben incentivar a los equipos para que informen sobre comportamientos cuestionables y tener la posibilidad de hacerlo de forma segura y anónima, especialmente cuando se trata de equipos cuyos datos pueden afectar a toda la empresa.
2. Establecer la gestión del conocimiento institucional
Cuando se trata de roles como ventas, muchas empresas luchan por perder sus relaciones una vez que un vendedor se va. Muchos vendedores intentarán llevar sus cuentas consigo a sus nuevas empresas, lo que hará que el valor que su empresa invirtió en la relación se desperdicie.
Además, robar estrategias de reuniones de planificación tiene múltiples efectos en las empresas.
Esto no solo puede generar una pérdida de ingresos, sino que también puede provocar una disminución de la moral del equipo. Dentro de una campaña, los equipos multifuncionales a menudo trabajan juntos para contactar a los clientes, crear presentaciones, administrar relaciones y cerrar ventas. Entonces, cuando una empresa pierde clientes frente a la competencia debido a violaciones de datos, es decepcionante para mucha gente.
Para proteger a su empresa de perder su valiosa red de clientes, hay dos partes de la ecuación: crear un sistema de almacenamiento de datos de conocimiento institucional y descentralizar la relación con el cliente mediante la automatización.
Si encuentra que sus equipos están demasiado abrumados para agregar otro paso en su flujo de trabajo, puede subcontratar partes de la administración de datos a software o especialistas de habilitación de ventas. Ya hay varias herramientas disponibles que rastrean las relaciones y automatizan partes del proceso de ventas.
3. Mejore los sistemas de detección de intrusos
Antes de que un empleado deba renunciar, pueden aparecer algunas señales reveladoras.
En primer lugar, podría ser que los empleados estén en LinkedIn con más frecuencia o naveguen por portales profesionales de otras empresas. En segundo lugar, es posible que utilicen la red Wi-Fi de la empresa para enviar solicitudes de empleo por correo electrónico.
Si sospecha que empresas específicas están intentando piratear su talento con la intención de robar sus datos, configure una notificación para cualquier correspondencia con estas empresas. Si bien no es necesario que se tomen medidas inmediatas después de estos intentos especulativos, los equipos de seguridad deben intensificar la vigilancia de los empleados en riesgo.
Ya sea descargando un tamaño de archivo cuestionable, enviando archivos PDF a través de plataformas de mensajería encriptadas o enviando correos electrónicos inusualmente grandes a cuentas personales, hay muchas formas de detectar el robo de datos y el espionaje corporativo de manera preventiva.
4. Realizar entrevistas de salida
Las entrevistas de salida son una excelente manera de verificar si hay señales de alerta para los empleados que se van e incluso aquellos que se quedarán atrás. Controlar a dónde irá un empleado a continuación ayudará a mapear la posible intención en caso de robo de datos.
Por ejemplo, los empleados que se van a trabajar para un competidor en un rol similar estarán más probablemente en riesgo que aquellos que trabajarán en una industria no relacionada en una capacidad diferente. Si se cree que un empleado tiene un alto riesgo, debe ser monitoreado durante las pocas semanas restantes en el trabajo e incluso las semanas posteriores.
Además, para aquellos empleados a largo plazo, muchos no recuerdan los términos de sus contratos al momento de la renuncia. Estos contratos relevantes incluyen acuerdos de confidencialidad, cláusulas de competencia y otras condiciones relacionadas con los datos.
Durante una entrevista de salida, recuerde a los empleados sobre los términos específicos por los que todavía están legalmente obligados, incluso si ya no trabajan con usted.
Esto debe incluir la distribución intencional de información propiedad de la empresa, así como no revelar, eliminar o devolver datos que pertenecen a la empresa. Esta es una excelente manera de desanimar a quienes tengan la posible intención de robar datos y actúa como un recordatorio para cualquiera que simplemente se haya olvidado de sus condiciones de empleo.
5. Procedimientos de salida a bordo
Después de las entrevistas de salida, el siguiente paso es proteger los datos durante la salida. Aparte de la solicitud obvia de devolver los dispositivos de la empresa y revocar cualquier acceso administrativo, los equipos de seguridad también deben realizar una entrevista de rutina sobre las prácticas de almacenamiento de datos.
Las entrevistas posteriores a la renuncia deben incluir preguntas sobre sus prácticas de seguridad de datos personales. Por ejemplo, trabajar en una red Wi-Fi pública mientras trabaja en archivos de la empresa, preguntar si tienen copias impresas restantes de los datos en casa o si han prestado sus dispositivos a amigos o familiares.
Si bien no es bueno suponer que todos los empleados que se vayan intentarán robar sus datos, es seguro asumir que muchos se relajarán al respecto. Si bien no son intencionales, estos actos aún pueden atribuirse al empleado que se va y ponen en riesgo innecesariamente los datos de su empresa.
Evite las filtraciones de datos con los empleados que salen
Enseñar buenas prácticas de seguridad es una inversión que vale la pena realizar para todas las empresas. Incluso si un empleado solo permanece con usted durante unos meses, las políticas y procedimientos de administración de datos pueden evitar muchos problemas posibles dentro de ese tiempo.
Si bien es imposible saber desde el principio qué empleados son confiables, es mucho mejor evitar el juego. A pesar de no ser tentado por la competencia o planear robar datos de la empresa, todavía hay formas de que las cosas salgan mal. Algunos empleados que salen pueden simplemente ser perezosos y causar una filtración de datos.
Ya sea por intenciones maliciosas o por pura ignorancia, la protección de los datos de la empresa es un esfuerzo que vale la pena llevar a cabo. Los empleados tienen todo el derecho a pasar a nuevas empresas y roles más adecuados. Sin embargo, los datos de su empresa no tienen por qué ir con ellos.