5 cosas que debe evitar hacer en Excel

Excel es una excelente herramienta para procesar datos, pero tiene sus limitaciones. Cuando tiene fórmulas demasiado complicadas, o si su computadora falla al abrir un archivo de Excel, entonces tal vez debería considerar usar un formato de archivo diferente.

Entonces, ¿cuáles son los casos de uso para los que debería considerar un software diferente? Aquí hay algunas situaciones en las que debería usar otra aplicación.

1. Bases de datos masivas

Si no está bien versado en computadoras, probablemente podría pensar que Excel (o Google Sheets) es la única forma de almacenar datos. Después de todo, las últimas versiones de Excel tienen 16,384 columnas y 1,048,576 filas, con un total de 17,179,869,184 celdas.

Si bien esta es mucha información, debe tener en cuenta que su computadora la cargará toda a la vez. Por lo tanto, si está utilizando muchas celdas, puede esperar que su PC funcione lentamente. Tener cien o incluso mil filas no será un problema.

Sin embargo, si sigue recopilando datos a lo largo de los años, o si varios usuarios agregan información a un archivo, incluso las computadoras potentes tendrán dificultades para cargarlo. Esto se debe a que Microsoft carga todos los datos cuando abre el archivo.

Aunque esto es útil para analizar datos a corto plazo, desperdicia potencia de cálculo si solo necesita analizar información específica. Por ejemplo, si necesita la dirección de correo electrónico de un cliente, no necesita cargar todo el resto de la base de datos de su cliente.

Una buena alternativa para almacenar datos es utilizar un software o servicio de base de datos dedicado. Ofrecen las mismas funciones que Excel, como el análisis de datos, pero con aún más funcionalidades. Puede usar Microsoft Access si es fanático de Microsoft Suite. Otras alternativas incluyen LibreOffice Base y otras.

2. Análisis de datos complejos

Microsoft Excel tiene una cantidad significativa de fórmulas disponibles. Ofrece la fórmula de suma más simple para funciones complicadas como el valor actual neto (calcula el valor del dinero en el tiempo) y el pronóstico (utilizado para calcular valores futuros).

Sin embargo, si se encuentra realizando múltiples funciones complicadas, es hora de que considere otras soluciones. Excel es una herramienta excelente si las variables de su fórmula se basan todas en datos sin procesar. Pero si encuentra que sus funciones se basan en celdas que son fórmulas en sí mismas, considere usar un software de análisis dedicado.

Si sus hojas de cálculo se basan en varias fórmulas, la capa adicional de complejidad significa que es fácil que los errores pasen desapercibidos. E incluso si encuentra errores, no es fácil rastrearlos si sus fórmulas tienen tres líneas de longitud.

En lugar de usar Excel para escenarios complicados, intente aprender un lenguaje de programación como Python. Es fácil de entender y hay varios recursos gratuitos para comenzar . Y si no está dispuesto a estudiar programación, también puede usar herramientas de análisis de datos dedicadas que son mucho más fáciles de usar.

3. Gestión de proyectos

Antes de la llegada de herramientas de gestión de proyectos dedicadas como Asana y Trello, muchos profesionales usaban Microsoft Excel. Después de todo, es fácil de configurar. Incluso hay plantillas que puede descargar para comenzar.

Pero tan pronto como su equipo crece, o comienza a tener más proyectos, las cosas se complican. A menos que esté usando la versión en línea de Excel, su equipo no puede usar su archivo de administración de proyectos simultáneamente. Y cuando agrega más tareas y subtareas, puede terminar con demasiada información en una hoja.

Además, a medida que más personas tienen acceso al archivo, existe una mayor posibilidad de que se produzca una confusión involuntaria. Pueden cambiar inadvertidamente una fórmula o incluso eliminar información crucial. La creación y asignación de dependencias de proyectos también puede resultar confusa.

Por eso es mejor obtener una aplicación de administración de tareas dedicada para administrar su equipo. Las aplicaciones específicas le permitirán a usted y a su equipo tener una visión clara de todo lo que se necesita hacer. Incluso puede asignar tareas a miembros específicos para que no se pase nada por alto.

Y si tiene un presupuesto limitado, puede encontrar herramientas gratuitas de gestión de proyectos en línea. Ahora puede mantener a todos en la misma página sin tener que gastar un centavo.

4. Formularios

Debido a su fácil disponibilidad, Excel se utiliza a menudo como formulario. Ha habido muchos casos en los que en eventos y reuniones se han utilizado computadoras portátiles y archivos de Excel para el registro de invitados.

Usar Excel (o cualquier hoja de cálculo) como formulario es conveniente porque los organizadores pueden analizar directamente sus datos. Sin embargo, esto tiene varios inconvenientes.

• Primero, no tendría control sobre la entrada de datos. Cualquiera podría ingresar información incorrecta, y usted no se daría cuenta. Tampoco hay estandarización de datos. Una persona podría escribir Nueva York en estado, mientras que otra escribiría NY. Esto es problemático durante el análisis de datos.
• En segundo lugar, si tiene varios sitios de registro, tendría conjuntos de datos separados que requieren consolidación. Esto lleva tiempo y podría introducir errores en sus datos. Esto también podría conducir a la duplicación de esfuerzos, ya que los usuarios pueden ingresar sus datos dos veces.
• En tercer lugar, no existe la privacidad de los datos. Si usa una hoja de cálculo, cualquiera puede desplazarse por las entradas y recopilar datos. Incluso podrían alterar la información existente, lo que sesgará sus datos. Si se produce una fuga de datos a través de su registro de Excel, podría ser considerado responsable.
• Por último, si va a utilizar Excel para el registro en línea, no es adecuado para grandes bases de datos, como ya se dijo.

5. Análisis de datos financieros

Cuando utiliza Excel para realizar un seguimiento de los datos financieros, es probable que tenga que vincular a varias fuentes. Estas fuentes pueden ser otros archivos de Excel, bases de datos en línea e incluso sitios web financieros. Sin embargo, a medida que los agrega, aumentan las posibilidades de introducir un error o de obtener información desactualizada.

Incluso hubo un incidente en JP Morgan en 2012, donde una fórmula usó accidentalmente sumas de precios en lugar de su promedio al calcular el riesgo. Esto, a su vez, dio un resultado aproximadamente dos magnitudes más bajo que el valor real y provocó que el banco perdiera $ 6 mil millones en operaciones.

Si bien hay otros problemas involucrados, esta fórmula mal escrita es parte de la cascada de errores que llevaron a esta pérdida masiva.

Utilice software dedicado

Microsoft Excel es una excelente hoja de cálculo. Es ideal para conjuntos de datos pequeños o si lo está probando como prueba de concepto. Pero si desea escalar su trabajo, debería considerar un software dedicado.

El uso de software desarrollado específicamente para su propósito le brindará una mejor funcionalidad, trabajará más rápido y le permitirá hacer las cosas de manera más eficiente. Aunque algunos de ellos costarán tiempo o dinero (o ambos) para configurar, le ahorrarán dinero a largo plazo.