5 aplicaciones que ahorran tiempo para tener mejores reuniones tanto en línea como fuera de línea

Los profesionales que trabajan no pueden escapar de las reuniones. Ya sea virtual o en persona, puede dedicar su tiempo de manera más eficiente y productiva si usa las herramientas adecuadas para organizar y administrar reuniones.

Los principios de cómo se lleva a cabo una reunión siguen siendo los mismos, ya sea que lo haga en una sala de conferencias o utilice Zoom para reuniones en línea . Debe establecer una agenda, tener un plan de acción claro, tener un flujo de interacciones o preguntas y respuestas, y tomar minutos para el seguimiento. Estas aplicaciones gratuitas lo ayudarán a hacer todo eso, en línea y fuera de línea.

1. Hipercontexto (web): plantillas de reuniones e iniciadores de conversación gratuitos

Si sus reuniones se desvían con demasiada frecuencia, necesita Hypercontext. Es una aplicación complementaria de reuniones para gerentes que ofrece plantillas gratuitas e iniciadores de conversación tanto para reuniones individuales como para reuniones de equipo. Siga el guión y nunca se desviará ni se perderá algo importante.

Una vez que haya iniciado sesión, sincronice su calendario y cree un nuevo espacio de trabajo. Cada espacio de trabajo tiene varias plantillas para reuniones individuales o de equipo, como revisiones semanales y mensuales, reuniones remotas individuales o de equipo, revisiones de desempeño, registros, reuniones de pie, scrum, gestión de proyectos, planificación trimestral, etcétera.

En cada plantilla, verá una serie de preguntas o elementos de la agenda con intervalos de tiempo planificados. Siéntase libre de editarlos como mejor le parezca. Mientras la reunión está en marcha, puede agregar "Pasos siguientes" a cada elemento, creando una lista de tareas para usted. También puede invitar a colegas al espacio de trabajo para colaborar en estos elementos de acción. Es un poco como tomar actas de reuniones.

Con las cuentas Pro, obtienes funciones adicionales como rastrear tus Próximos Pasos a lo largo del tiempo, agregar metas, verificar reuniones pasadas, etc. Todo eso agrega valor si deseas pagar por el servicio. Dicho esto, las plantillas de la versión gratuita son motivo suficiente para utilizar Hypercontext.

2. Aplazar (Web): aplicación gratuita de notas de reuniones para organizar y compartir fácilmente

Establecer una agenda y luego tomar las actas de una reunión son partes esenciales para asegurar reuniones fructíferas. De lo contrario, a menudo encontrará personas que dicen que no recuerdan cuándo se discutió algo. Adjourn es una de las mejores aplicaciones gratuitas para mantener un registro de sus reuniones.

En cada nueva reunión, puede crear tarjetas separadas para cada nota. Por ejemplo, su Agenda es una tarjeta, mientras que otras pueden ser Comentarios, Pasos siguientes, Actas, Propuestas, etc. Cada tarjeta es un sencillo editor de texto enriquecido que admite Markdown y tablas. Puede utilizar los principios de las mejores plantillas de minutos de reunión en cualquiera de estos.

En un panel a la derecha, encontrará a los otros participantes de esta reunión y los invitará a ver o editar el tablero de Aplazamiento. En Elementos de acción, puede establecer listas de tareas pendientes y asignarlas a personas y agregar descripciones. Por último, un panel general de detalles de Agendum ayuda a mantener la reunión en marcha. Adjourn también le permite cargar archivos para que otros accedan durante la reunión.

Una vez finalizada la reunión, puede enviar las notas por correo electrónico a todos los participantes o descargarlas como un archivo PDF. La versión gratuita de Adjourn limita la cantidad de veces que puede enviar un correo electrónico, pero las descargas de PDF son gratuitas para siempre.

3. Grapevine (Web): reuniones asincrónicas sencillas a través de videollamadas

Después de un momento, esas reuniones diarias y semanales comienzan a parecer una tarea más que una necesidad. Además, si se trata de un equipo remoto, reunir a todos también es una tarea difícil. Una tendencia creciente para manejar la sobrecarga de reuniones es optar por reuniones asincrónicas, lo que aún puede hacer a través de videollamadas.

En caso de que no lo supiera, una reunión asincrónica se ejecuta como una reunión normal, pero no al mismo tiempo. Primero, el anfitrión de la reunión comienza la reunión y establece la agenda, todo grabado en un mensaje de video, y lo envía al grupo. Luego, un segundo participante es libre de responder con su mensaje de video en el momento que elija. Luego, otros participantes pueden ver estos mensajes y responder según el orden estipulado por el anfitrión o responder a una persona en el medio. La idea es dejar que las personas trabajen a su propio ritmo y no estar atrapadas en reuniones todo el tiempo.

Varias aplicaciones en línea permiten reuniones asincrónicas sencillas a través de videollamadas. Grapevine es uno de los más simples que hemos visto, ya que le permite grabar mensajes de 15 minutos a través de su cámara web o una grabación de pantalla. También puede dejar comentarios y agregar archivos a la publicación de cualquier persona. Todos los mensajes aparecen en una línea de tiempo cronológica simple. La versión gratuita permite hasta cinco usuarios y puede actualizar para grupos más grandes.

4. Dory (Web): lo mejor para gestionar las preguntas y respuestas y las interacciones de la audiencia en directo

Creada por ex empleados de Google, Dory es una aplicación web completamente gratuita (sin anuncios, sin costos ocultos) para administrar sesiones de preguntas y respuestas e interacciones de la audiencia en vivo, tanto en línea como fuera de línea. También puede usarlo para reuniones virtuales de toda la empresa como un espacio para que los oyentes hagan sus preguntas.

La aplicación tiene una interfaz simple para crear un nuevo evento e invitar a colaboradores que tienen los mismos privilegios de editor que usted. Los eventos pueden ser públicos o privados solo para aquellos que tienen un enlace. En el panel principal, los participantes pueden hacer preguntas, que un moderador puede clasificar para que las respondan los oradores. Las preguntas se pueden anclar, archivar y votar a favor para obtener más visibilidad.

Dory también incluye un práctico panel de notas, que consta de dos partes. Uno es un espacio de notas compartido donde todos los organizadores o editores pueden agregar notas que todos pueden ver. El otro es un bloc de notas privado, editable y visible solo para usted. Es un complemento ingenioso para guardar minutos, agregar y compartir pensamientos e incluso dar instrucciones si es necesario.

5. Borrador (web): pizarra, pizarra de escritura y plantillas de reunión listas para usar

En las reuniones físicas, a menudo tiene una sala de conferencias con una pizarra común y un bloc de notas para cada persona. Eraser trae eso al mundo virtual, brindándole un bloc de notas de dos paneles y una pizarra digital gratuita .

Ambas herramientas son bastante fáciles de usar y puede compartir el enlace con otras personas en línea para comenzar. El bloc de notas admite Markdown para formatear, mientras que la pizarra viene con herramientas de dibujo comunes para formas, texto y diagramas. Eraser también incluye chat de audio si no desea utilizar una aplicación de videollamadas de terceros con él.

Lo bueno son las plantillas precargadas. Eraser extraerá rápidamente un tablero Agile Sprint completo, un diagrama de flujo, un diagrama de carriles de natación o una sesión de reunión de pie para que luego complete los valores según su reunión. Funciona muy bien y te hará más eficiente.

No luches todo el tiempo

Estas herramientas y aplicaciones harán que muchas de sus reuniones sean más eficientes, pero no todas. Y eso está bien. No intente maximizar la productividad y la eficiencia en cada reunión, a veces serán aburridas y parecerán una pérdida de tiempo. Incluso si hace que la mitad de ellos sean más eficientes, encontrará un gran cambio. Y para la otra mitad, diviértete jugando a Meeting Hell Bingo .