10 consejos para administrar archivos compartidos en Google Drive

Compartir documentos en Google Drive ya no es nuevo. Y solo mejora cuando el trabajo remoto toca todos los rincones del mundo. Estas son buenas noticias para nosotros, ya que una simple carpeta compartida de Google Drive abre tantas ideas de colaboración en diferentes dominios.

¿Todavía te estás burlando de él? Estos diez consejos deberían ayudarlo a administrar los archivos compartidos un poco mejor a partir de hoy.

Conceptos básicos de compartir Google Drive

Puedes compartir cualquier archivo o carpeta. Pero debe prestar atención a las personas con las que comparte y al nivel de compartir los permisos que permite en Google Drive.

El video de dos minutos resume el proceso.

Como propietario, puede otorgar a otros la propiedad total de un archivo o un cierto nivel de acceso para ver y editar.

• Puede editar: la hoja de trabajo colaborativa en la que está trabajando con su equipo.
• Puedo comentar: el borrador del libro que estás escribiendo. Otros pueden ver y agregar comentarios al archivo, pero no pueden editarlo. Las carpetas no tienen comentarios.
• Puede ver: la invitación a la fiesta de fin de semana que acaba de hacer con Presentation.

Aquí hay un cuadro que compara el acceso de un espectador, comentarista, editor o propietario:

Fuente: soporte de Google

1. ¿Cómo deshabilitar la copia, descarga e impresión de archivos compartidos?

Puede evitar la descarga, impresión y copia de archivos compartidos. La función de gestión de derechos de información avanzada elimina estas opciones del menú del visor. Este es otro nivel de control sobre sus documentos.

Abre Google Drive. Seleccione el archivo compartido y haga clic en el icono Compartir en la esquina superior derecha.

En el cuadro de diálogo Compartir con personas y grupos , agregue el nombre de los colaboradores. Establezca el nivel de autorización de sus colaboradores desde el menú desplegable junto al campo de nombre. Los permisos de uso compartido de Google Drive son Editor , Visor , Comentarista .

Enviar una notificación y un mensaje personal es opcional. Ahora, es posible que desee deshabilitar la descarga, impresión o copia del archivo compartido. Haga clic en el ícono de ajustes para ver otros dos permisos que puede deseleccionar para fortalecer la privacidad de su documento.

Regrese al cuadro de diálogo anterior con un clic en la flecha y luego envíe el archivo a su colaborador.

Los espectadores verán las opciones de exportación deshabilitadas en la parte superior de los menús Archivo y Editar. Las opciones de copia, impresión y descarga también están deshabilitadas para documentos específicos, hojas de cálculo y presentaciones.

Tenga en cuenta que aquellos con permisos de "edición" aún podrán descargar, imprimir y copiar su archivo, incluso si esta configuración está habilitada.

2. Comparta una carpeta con usuarios que no sean de Google

Sus amigos y colegas no necesitan una cuenta de Google para ver una carpeta o documento de Google Drive. Puede enviar una invitación a su dirección de correo electrónico. O use un enlace para compartir.

Los usuarios y colaboradores de cuentas que no son de Google solo pueden ver el archivo independientemente del conjunto de permisos.

Compartir a través de un enlace público es un riesgo de seguridad para los documentos confidenciales porque cualquier persona con el enlace puede acceder al archivo. Úselo en un chat público, correo electrónico o redes sociales solo si alguien puede ver el documento.

3. Descargue una carpeta compartida de Google Drive

Google Drive le permite descargar todo el contenido de una carpeta compartida como un archivo ZIP. Esto es útil para guardar copias locales de documentos compartidos. La estructura de carpetas con cualquier subcarpeta se mantiene en el archivo.

Ve a Compartido conmigo en tu Google Drive. Haga clic derecho en la carpeta y seleccione Descargas .

También puede usar el icono de tres puntos en la barra de herramientas para descargar la carpeta.

Si descarga un documento, hoja o diapositiva de Google, se descargará como documento de Office. Todos los demás archivos se descargarán en su formato nativo.

4. Transferir la propiedad de los archivos a otra persona.

Hay muchas razones para transferir la propiedad de los documentos a otra persona. Quizás alguien más se está haciendo cargo de un proyecto. Quizás alguien te despidió. Para una mejor nota, te vas de vacaciones y solo quieres entregar la responsabilidad de los documentos compartidos. El proceso de "entrega" digital de documentos y carpetas de Google Drive es simple.

Abre Google Drive. Seleccione la carpeta o archivo compartido en Documentos, Hojas de cálculo o Diapositivas y haga clic en el icono Compartir en la esquina superior derecha. Cuando el presunto propietario no tiene acceso a compartir … lo invita escribiendo la dirección de correo electrónico en el campo "Compartir con personas y grupos". Así que salva .

Haga clic en el menú desplegable junto al nombre de la persona cuyo archivo o carpeta desea tener. Seleccione Crear propietario .

Su rol se cambia de propietario a editor después de la transferencia de propiedad. Un mensaje emergente le advierte que "El nuevo propietario será notificado y puede eliminarlo. También puede perder la capacidad de cambiar la configuración de uso compartido".

Nota: La propiedad de un archivo sincronizado o cargado (como un PDF o un archivo de imagen) no se puede transferir.

5. ¿Cómo solicitar acceso a archivos compartidos?

Al intentar acceder a un archivo a través de un enlace compartido, puede recibir un mensaje que dice "Se requiere acceso".

A veces, los propietarios comparten un enlace antes de establecer permisos. Además, es posible que desee abrir el archivo con una ID de Google alternativa. Es fácil solicitar acceso con un clic.

En el escritorio:

• Abre un enlace al archivo.
• Haga clic en Solicitar acceso.

En el teléfono:

Con la aplicación Drive para Android o iOS, puede solicitar acceso con un toque cuando aparece el mensaje "No se puede acceder al documento". La solicitud de autorización enviará un correo electrónico al propietario desde la aplicación. Los propietarios de los archivos reciben una notificación inmediata en Android e iOS.

Descargar: Google Drive para Android iOS (gratis)

6. Busca un colaborador

Compartir un documento de 10 miembros es fácil. Compartiéndolo con 50 llamadas para más planificación. Administrar archivos compartidos también significa realizar un seguimiento de qué colaborador está trabajando en qué documento.

Vaya a Ver detalles (haga clic en la "I" en la barra de herramientas). Explore la pestaña Actividades para ver rápidamente qué archivos ha compartido recientemente.

Haz clic en Compartido conmigo en la barra lateral izquierda de Google Drive. Obtendrá una lista de todos los documentos a los que comparte acceso.

Use Google Drive Search y sus filtros avanzados. Los beneficios de productividad no sorprenderán a nadie que conozca los filtros de Gmail.

Use el cuadro de búsqueda en la parte superior de Google Drive. La búsqueda de Google Drive también busca en el cuerpo del documento las palabras que desea buscar.

Puede buscar las primeras 100 páginas de todos los documentos de texto o PDF basados ​​en texto que haya cargado. También puede buscar el texto que se encuentra en las primeras 10 páginas de cualquier imagen PDF. En lugar de buscar en las carpetas, use esta poderosa función para acceder rápidamente a un archivo.

Mientras esté en Google Drive, presione la tecla de barra para colocar el cursor en el cuadro de búsqueda. Haga clic en la pequeña flecha desplegable en el cuadro de búsqueda para ver los filtros de búsqueda básicos. Aprender algunos parámetros manuales puede ahorrarle tiempo.

Por ejemplo: para buscar documentos que ha compartido con alguien, use to:[email protected] .

La Ayuda de Google tiene la lista completa en la sección "Búsqueda avanzada en Google Drive".

7. Simplifique el intercambio creando grupos de contactos

Con los contactos de correo electrónico, no es necesario establecer permisos para documentos individuales para los miembros del equipo. Simplemente puede crear etiquetas que sean una colección de contactos en grupos de correo electrónico específicos.

Inicie sesión en Contactos de Google . En la barra lateral izquierda, haga clic en Crear etiqueta .

Déle un nombre descriptivo basado en el proyecto del equipo. O cualquier otra cosa que los haga fáciles de recordar. Puede nombrar etiquetas con permisos para que sean fáciles de recordar. Cualquier contacto puede ser parte de múltiples etiquetas.

Por ejemplo: Project.view o Project.edit

Ingrese etiquetas en el campo de configuración de uso compartido de archivos o carpetas en Google Drive.

8. Consulte Conteo de vistas de un documento compartido

Google mantiene un historial de versiones, pero no hay forma de ver cuántas veces se ha visto un documento compartido. Recibí la respuesta a esta pregunta de una vieja discusión de Stack Exchange .

Envíe el enlace de su documento al servicio de acortamiento de URL http://goo.gl y comparta solo esa URL. Este servicio proporciona información sobre cuántas veces se ha hecho clic en el enlace, lo más cerca posible del momento para saber cuántas veces se ha accedido al documento.

Google ha deshabilitado el soporte para su acortador de URL. Puedes usar Bitly en su lugar. Esto es útil en los casos en que desee compartir un documento públicamente y verificar la respuesta. Tenga en cuenta que los documentos y archivos públicos se muestran en los resultados de búsqueda.

Algunas ideas para compartir en público:

• Sube y comparte un libro electrónico.
• Pruebe la respuesta inicial a un producto creativo.
• Suelte una presentación de diapositivas para su visualización pública (como SlideShare).
• Encuentra contenido educativo abierto.

Consejo: puede usar una simple búsqueda en el sitio de Google para buscar documentos públicos. Por ejemplo, sitio de palabras clave: drive.google.com

9. Compartir con Slack

Si aún no está trabajando con Slack, es hora de presentarlo a su equipo. Hay muchas maneras de hacer que sus servicios favoritos funcionen con Slack. La integración de Google Drive es una de las más populares.

Slack le permite importar archivos de Google Drive y compartirlos a través de Slack. Todos los archivos importados de Google Drive también son indexados por Slack para facilitar la búsqueda y referencia. Los archivos no se almacenan en Slack: continúan permaneciendo en las carpetas de Google Drive. La holgura actúa como un conducto.

Un pequeño ejemplo: pegue un enlace a un documento de Google en la sala de chat de Slack. Slack muestra un fragmento de contenido del archivo debajo del enlace una vez integrado. Esto es más útil que simplemente compartir enlaces ciegos.

El Centro de ayuda de Slack le muestra cómo conectar Google Drive a Slack de dos maneras sencillas.

10. Comparta Google Docs desde Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word puede ser una reunión diaria de dos suites ofimáticas, pero las dos potencias finalmente están funcionando bien. Puede cargar archivos de Word, Excel y PowerPoint en Google Drive y trabajar en ellos en la nube como lo haría con cualquier otro archivo compartido de Google Drive.

Todas las actualizaciones se guardan en los archivos en su formato original. Los documentos de Office almacenados en la unidad también están controlados por la versión. Puede rastrear versiones anteriores de un archivo de Office o volver a una versión anterior.

Si desea utilizar herramientas específicas de Google Drive, como un complemento o traducciones, convierta el archivo de Microsoft en un documento de Google. De lo contrario, no tiene que preocuparse por cambiar un formato a otro.

Compartir archivos en Google Drive es simple

También se ha vuelto más simple. Hay algunas otras configuraciones de Google Drive que puede cambiar para que su flujo de trabajo sea más fluido. Pase tiempo con las funciones de colaboración de Google Drive, ya que la armonía del trabajo en equipo depende de ello.

Como puente de colaboración, Google Drive debería ser parte de la configuración de su trabajo remoto en una oficina doméstica o en cualquier otro lugar del mundo.

Crédito de la imagen: Rido puzzle a través de Shutterstock

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